6 tips voor een zorgeloze vakantie

hangmatZorgeloos op vakantie, dat wil toch iedereen?

Nog even doorwerken en dan is het weer zo ver, dan gaat Nederland weer in de vakantiestand. Heb jij al plannen gemaakt? Ga je voor een actieve vakantie in de bergen of juist voor een relax vakantie aan het strand? Of misschien blijf je dit jaar wel gewoon lekker thuis? Hoe dan ook, ga ervan genieten. Je hebt er hard voor gewerkt en de vrije tijd is dan ook weer dubbel en dwars dik verdiend.

En op het werk? Loopt daar ook alles door zoals het zou moeten? Voor veel bedrijven staat het gehele bedrijf in de zomerstand de komende maanden. De telefoon gaat minder vaak, er komen minder bezoekers en het eigen personeel is ook veel weg. Maar voor genoeg andere bedrijven gaat het nu pas beginnen en betekent de zomerperiode extra hard werken.

Echt genieten van jouw vakantie kan pas als je er 100% op kunt vertrouwen dat jouw bedrijf of jouw taak goed waargenomen wordt tijdens jouw afwezigheid. Investeer nu dus (nu het nog kan) in dit vertrouwen!

Hieronder 6 tips voor een zorgeloze vakantie

1. Zorg dat alle handboeken en procedures op orde zijn

Klopt alle informatie nog? Is alle informatie up-to-date? Is het een gemakkelijk leesbaar document? Dit laatste is vooral belangrijk voor de vervanging. Het is natuurlijk ondoenlijk als zij zich door een 100 pagina tellend document moeten worstelen als zij het fort moeten bewaken.

2. Is er een smoelenboek?

Jouw vaste medewerkers weten natuurlijk precies wie wie is en wie wat doet. Maar weet de vervanging dit ook? Maak op een A-4 een overzicht van de mensen die het meest contact hebben met de buitenwereld, graag met foto.

3. Vakantierooster bekend bij de receptie

Zorg dat de receptioniste precies weet wie er wanneer met vakantie is en waar hij/zij terecht kan met vragen. Hoe meer informatie de receptionist(e) heeft, hoe gastgerichter de receptionist(e) kan handelen.

4. Voicemail inspreken en e-mail handtekening aanpassen

Zorg dat iedereen die een telefoon heeft de standaard voicemail tekst tijdelijk vervangt door een vakantiebericht. Begin dit bericht met “gewijzigd bericht” of “vakantiebericht”. De meeste mensen nemen niet de moeite om een voicemail helemaal af te luisteren. Als je pas aan het einde van het bericht vertelt dat je met vakantie bent, zal de helft van de bellers dit niet eens gehoord hebben. Pas ook je e-mail handtekening aan. Geef hierin duidelijk aan bij wie mensen tijdens jouw vakantie wél terecht kunnen en ook wanneer je weer terug bent.

5. Werk vooruit

Denk na over je voorraad. Is van alles voldoende om de vakantie door te komen? Zijn er zaken die extra besteld moeten worden? Denk aan kantoorartikelen, maar ook aan zaken als koffie, theezakjes, suiker en melk etc. Je wilt niet dat jouw medewerkers misgrijpen tijdens jouw vakantie.

6. Zorg voor goede vervanging

Wie gaat wie vervangen tijdens de vakantie? Wat moet deze persoon allemaal kunnen? Lossen jullie het intern op? Of maken jullie gebruik van uitzendkrachten? Zorg dat je de vervanging extra uren mee laat draaien de komende tijd. Werk de mensen extra in, zodat ze straks precies weten wat hun te doen staat tijdens jouw vakantie.

Met het op orde hebben van bovenstaande punten, zorg je ervoor dat iedereen gewoon goed en professioneel kan doorwerken. Het echte genieten voor jou kan dan ook beginnen. Fijne vakantie alvast!