Gastvrij nee zeggen, zo doe je dat

Een tijdje terug heb ik een artikel mogen schrijven voor Facto Magazine. Nog niet gelezen?Hieronder dan nogmaals je kans om te leren hoe je gastvrij nee kunt zeggen:

Gastvrij nee zeggen, zo doe je dat

Waar ging het mis? Iedereen met kinderen kent het zinnetje “ik ben twee en zeg tegen alles nee!”. Dat schaamteloze nee zeggen, heerlijk toch? Nee, ik wil mijn hijskraan niet met jou delen. Nee, ik eet mijn spinazie niet op. Nee, ik wil niet lopen. Het woord ‘nee’ drijft sommige ouders tot wanhoop, waarbij we volledig vergeten dat het woord ‘nee’ ook zo ontzettend belangrijk is. Daarmee leren we onze grenzen aangeven, we blijven dicht bij ons zelf en we zijn duidelijk. Waarom verleren we dit als we ouder worden?

We worden opgevoed met onder andere de waarden dat we voor elkaar moeten zorgen, dat we moeten meewerken en moeten delen (dus ook die hijskraan…). Dat is maar goed ook, want in tegenstelling tot volwassenen kunnen kinderen lastig hun ‘nee’ beargumenteren of onderbouwen. Met alleen maar de ‘nee’ zouden we in een zeer egoïstische maatschappij leven.

Maar soms heb ik wel het gevoel dat we allemaal een beetje doorslaan in onze dienstverlening.

Moet je altijd ‘ja’ zeggen?

Ben je gastvrij als je altijd alleen maar ja zegt? Het antwoord is – je voelt het misschien al aankomen – …. NEE. Met altijd maar ja zeggen ga je vaak over je eigen grenzen, sta je niet 100 procent achter jouw normen en waarden en loop je het risico zelfs onprofessioneel over te komen.
Zeg dus gerust eens wat vaker nee. Wat niet kan, dat kan niet. Wat niet mag, dat mag niet. Het schept duidelijkheid, je bent eerlijk en zelfs professioneler dan altijd alleen maar ja te zeggen.
Nee zeggen is heel krachtig, mits het op de juiste wijze gebeurt. Hieronder 10 tips om op een gastvrije manier toch ‘nee’ te kunnen zeggen.

‘Nee’ zeggen en toch gastvrij zijn: 10 tips

  1. Antwoord niet meteen: Trap er niet in! Een ja is snel gezegd. Maar wat is het effect van jouw positieve antwoord op jou, je collega, je afdeling, je organisatie? Heb je er echt wel tijd voor? Kan je jouw ja waarmaken? Vraag gerust door, zodat je de vraag goed begrepen hebt en er niet stiekem nog een tweede vraag achter zit. Op deze manier kun je goed inschatten hoeveel extra tijd je kwijt bent als je ja zegt. Gun jezelf wat tijd om de vraag te beantwoorden. “Daar kom ik op terug” is een heel goed alternatief. De vrager voelt zich serieus genomen. Jij zegt niet gelijk ja, maar je laat nog wel de ruimte om ook ‘nee’ te kunnen zeggen.
  2. Draai niet om de hete brij heen: Nee is nee. Maak dan ook geen omzwervingen om bij jouw nee uit te komen. Je komt er onnodig onzeker door over. Het is alleen maar verwarrend voor je gesprekspartner en je laat deuren open voor een ‘Nou, oké, vooruit dan maar’.
  3. Verzin geen excuses: Geef niemand anders de schuld. Niemand vraagt waarom iets niet kan, de vrager vraagt alleen iets aan je. Ja is een antwoord, nee net zo goed. Dat iets niet kan is al reden genoeg. En wil je per se een excuus gebruiken, doe het dan alleen als er ook echt een excuus is.
  4. Geef de nee persoonlijk door: Zeg liever geen nee via een What’s Appje of via de mail. Doe het persoonlijk. Het wordt gewaardeerd als je deze moeite neemt. Daarnaast kan schriftelijke communicatie heel anders geïnterpreteerd worden dan jij het had bedoeld. Door de moeite te nemen de nee persoonlijk over te brengen, merkt de vraagsteller in ieder geval dat je er serieus over hebt nagedacht.
  5. Nee blijft nee: Denk niet achteraf, och wat sneu…. Ik ga nu toch maar ja zeggen. Nee is nee, kom daar niet op terug anders is jouw nee een volgende keer niets meer waard.
  6. Maak het niet persoonlijk: Veel mensen vinden nee zeggen lastig, want ze willen de vrager niet teleurstellen. Maak het niet zo persoonlijk. Je zegt nee tegen de vraag, niet tegen de persoon. Wat nou als jij toch ja hebt gezegd en je kunt het achteraf niet waar maken…. Hoe denk je dat de vrager dan zal reageren?
  7. Laat het los: Natuurlijk, soms zijn er mensen die boos of zwaar teleurgesteld kunnen reageren op een nee. Maar is dat zo erg? Is het dat waard dat jij zelf in de problemen komt als je ja hebt gezegd?
  8. Zeg nee ook met je lichaamstaal: Als je nee moet zegen, ga dan niet zitten wiebelen op je stoel of aan je haar zitten plukken, maak oogcontact en sta of zit rechtop. Jij bent de professional en als jij nee zegt dan is dat weloverwogen. Sta 100 procent achter jouw beslissing. Dan zal de vrager jouw nee ook sneller accepteren.
  9. Kies voor een verzachtende variant: Een nee kan behoorlijk hard klinken. Je zult merken dat het gemakkelijker gaat als je de nee verkapt in bijvoorbeeld ‘Het spijt me, maar dat gaat niet lukken’.
  10. Bied alternatieven: En last but not least: als je nee zegt, vergeet dan nooit een alternatief te bieden, iets dat wel mogelijk is. Of vermeld een tijdstip waarop iets wél af kan zijn. Of noem een persoon waarbij de vraag wel neergelegd kan worden. Of leg uit wat de vrager kan doen om volgende keer wel een ja te krijgen. Hiermee sluit je het gesprek toch positief af en ben je dus weer gastvrij, aardig en dienstbaar.

Door op een juiste wijze nee te zeggen, ben je in staat om verwachtingen te managen en mensen te laten bewegen op een manier die bij jou (of jouw bedrijf) past. Je voedt de vragers als het ware op. Ook leuk voor thuis trouwens. Kinderen worden ook een stuk minder verwend als zij wat vaker nee te horen krijgen.